MITOS Y LEYENDAS ISO

Al iniciar un proceso de implantación de un sistema de gestión, con frecuencia los consultores acudimos a la frase “cada empresa es distinta, por lo que cada caso es especial” y se tiene que repetir porque aún cuando suene trillada, se trata de tranquilizar a los clientes que han escuchado a veces a modo de compasiva advertencia, cosas como:

  • Les espera mucho trabajo extra
  • La empresa se va a burocratizar
  • Se va a generar mucha presión
  • No se acabarán los problemas
  • Se necesita contratar más personal

La lista puede ser interminable, como en todo proyecto importante que inicia, ya sea con buena o mala intención, se producen alrededor opiniones que pueden estimularlo o sabotearlo y conviene controlarlas a tiempo con inteligencia y sobre todo con convicción.

Es decir, si ya se tomó la decisión estratégica de llevar a una empresa desde donde está hasta donde se quiere llevar con un sistema de gestión, hay qué superar opiniones sin ignorar o negar, sino incluso aprovechándolas para fortalecer emocionalmente el proceso.

Por ejemplo:

Les espera mucho trabajo extra. Éso es relativo, porque depende de qué tan bien hecho y qué tan profundo quiera la empresa su sistema y de la metodología de quien lo implante. Además, es lógico que si la empresa ha operado sólo con base en la experiencia, habrá qué crear los documentos más apropiados para estandarizar sus mejores prácticas y las que decida adoptar del ambiente empresarial. 

La empresa se va a burocratizar. Más bien se va a formalizar, porque un sistema de gestión entre otras cosas, establece controles y registros para seguir la historia de las operaciones de planificación, transformación, comercialización, administración, etc., que antes en alto grado se improvisaban y cuando se requería consultar, aclarar o revisar el origen de un producto o servicio se corría el riesgo de perderse en el tiempo porque las palabras se las llevaba el viento o las personas que salían de la empresa.

Se va a generar mucha presión. Eso no está determinado por la empresa o por el sistema en proceso de implantación, más bien por la resistencia natural al cambio y por el nivel de madurez personal y profesional de los colaboradores que sienten inestabilidad. Desde luego habrá qué atender ese aspecto, pero no se puede retroceder por algunos, un proyecto de una organización que busca establecer bases sólidas para su desarrollo futuro. Así que siendo realistas, puede ser que algunos colaboradores se vayan.

No se acabarán los problemas. Claro que las empresas son entes vivos y que hay problemas que se generan desde adentro o desde afuera y conviene recordar que un sistema de gestión incluye una serie de mecanismos para superar los diferentes desafíos de la operación cotidiana o que provienen del mercado o incluso del ambiente natural. Así que, es mejor asumir con madurez las oportunidades para ajustar el sistema de gestión, que es lo que plantean las dificultades, en vez de esperar un paraíso inexistente.

Se necesita contratar más personal. Puede ayudar y sin embargo, el sistema de gestión debe documentar las prácticas operativas, por lo que el personal que crea los productos y los servicios son los más indicados para hacer los documentos, en especial los mandos medios, sin olvidar que se requieren habilidades de redacción o ilustración, que ayuden a explicar lo que se hace, y si dentro del equipo de trabajo hay quienes lo puedan hacer no es forzoso contratar. De tal modo que todo es cuestión de cada caso, con enfoque creativo, firme decisión y sobre todo, con la intención de disfrutar el proceso, sabiendo que muchas de las cosas sólo suceden en la imaginación, pues hasta que se escribe la propia historia se sabe lo que se vive en el momento. Por lo tanto, no hay que creer necesariamente las leyendas urbanas, hay que ser protagonista de su propia película y evitar que los rumores o experiencias ajenas dominen un asunto tan importante como es la implantación de un sistema ISO.

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